Ratgeber Nebenkostenabrechnung prüfen
Zwölf Monate — die Frist, die über die Nachzahlung entscheidet
§ 556 Abs. 3 BGB setzt eine Ausschlussfrist. Wie Sie sie berechnen, welche Ausnahme es gibt und warum das Zugangsdatum zählt.
8.8.2026 · 3 Minuten Lesezeit
Kurz gefasst
- § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB verlangt die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums.
- Maßgeblich ist der Zugang bei Ihnen, nicht das Datum auf dem Schreiben.
- Die Frist betrifft die Nachforderung; ein Guthaben bleibt bestehen und ist auch danach auszuzahlen.
- Der Abrechnungszeitraum selbst darf nach § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB zwölf Monate nicht überschreiten.
Von allen Punkten einer Nebenkostenabrechnung ist dieser der mit dem größten Hebel, und er braucht zwei Daten und eine Subtraktion.
Die Regel
§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB: Der Vermieter hat dem Mieter die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen.
Satz 3: Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.
Wie Sie rechnen
Abrechnungszeitraum endet am 31.12.2025. Die Frist läuft bis zum 31.12.2026.
Maßgeblich ist der Zugang bei Ihnen, nicht das Datum auf dem Schreiben und nicht der Poststempel. Eine Abrechnung mit Datum 20.12.2026, die am 05.01.2027 ankommt, ist verspätet.
Deshalb: Notieren Sie das Zugangsdatum, sobald der Brief kommt. Ein Foto vom Umschlag mit sichtbarem Poststempel kostet zehn Sekunden und ist später der Beleg.
Was die Frist betrifft und was nicht
Sie betrifft die Nachforderung. Ein Guthaben bleibt bestehen und muss auch nach Fristablauf ausgezahlt werden.
Sie betrifft nicht Ihre Prüfrechte. Eine verspätete Abrechnung dürfen und sollten Sie trotzdem durchgehen.
Die Ausnahme
Der Vermieter kann die Nachforderung trotz Verspätung geltend machen, wenn er sie nicht zu vertreten hat. Der klassische Fall: Ein Versorger rechnet selbst zu spät ab.
Ob die Ausnahme greift, ist eine Rechtsfrage und hängt am Einzelfall. Ein Prüfbericht kann sie nicht beantworten, und dieser Artikel auch nicht. Was beide können: die Überschreitung mit beiden Daten und der Anzahl der Tage benennen.
Was Sie schreiben
Sachlich, ohne Schlussfolgerung:
die Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum 01.01.2025 bis 31.12.2025 ist mir am 05.01.2027 zugegangen. Die Frist des § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB endete am 31.12.2026. Bevor ich die geltend gemachte Nachzahlung ausgleiche, bitte ich um Ihre Stellungnahme hierzu.
Was Sie nicht schreiben sollten: „Ich zahle nicht" oder „Die Forderung ist ausgeschlossen". Beides sind rechtliche Schlüsse, und Sie brauchen sie nicht zu ziehen, um die Frage zu stellen.
Zwei verwandte Fristen
Der Abrechnungszeitraum selbst darf nach § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB zwölf Monate nicht überschreiten. Eine Abrechnung über vierzehn Monate ist eine eigene Feststellung.
Ihre Einwendungsfrist: § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB gibt Ihnen zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung, um Einwendungen mitzuteilen. Danach können Sie sie nur noch geltend machen, wenn Sie die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten haben.
Diese Frist läuft für Sie. Sie ist der Grund, eine Abrechnung nicht ein Jahr liegen zu lassen.
Wenn Sie schon gezahlt haben
Eine gezahlte Nachforderung ist kein Anerkenntnis, dass sie berechtigt war. Ob Sie zurückfordern können und in welchem Zeitraum, ist eine Rechtsfrage; die regelmäßige Verjährung beträgt drei Jahre (§§ 195, 199 BGB).
Praktisch: Prüfen lohnt sich auch nachträglich, besonders wenn dieselben Positionen jedes Jahr wiederkehren.
In der Prüfung
Die Abrechnungsfrist ist Prüfpunkt NKA-01 in unserem Prüfkatalog, der Abrechnungszeitraum NKA-02. Dafür fragt das Formular nach dem Zugangsdatum — ohne diese Angabe lässt sich die Frist nicht berechnen.
Der Bericht nennt beide Daten und die Anzahl der Tage. Er sagt nicht, dass Sie nicht zahlen müssen.
Die Vorschau ist kostenlos.
Im Text genannte Grundlagen
§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB · § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB · § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB · §§ 195, 199 BGB