Ratgeber Nebenkostenabrechnung prüfen
Belegeinsicht — wie Sie sie verlangen und was Sie mitnehmen
Der Anspruch aus § 259 BGB, die Vorbereitung eines Termins und was Sie tun, wenn nur ein Ordner im Büro angeboten wird.
23.7.2026 · 2 Minuten Lesezeit
Kurz gefasst
- Zur ordnungsgemäßen Abrechnung gehört nach § 259 BGB die Rechenschaft; daraus folgt Ihr Recht, die Belege einzusehen.
- Ein vorbereiteter Termin dauert zwanzig Minuten, ein unvorbereiteter zwei Stunden ohne Ergebnis.
- Gehen Sie mit einer Liste der Positionen hin, die Sie sehen wollen, und fotografieren Sie die Belege.
- § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB gibt Ihnen zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung, um Einwendungen mitzuteilen — die Einsicht muss in dieses Fenster passen.
Eine Abrechnung sagt Ihnen, was eine Position gekostet hat. Sie sagt nicht, was dahintersteckt. Für den zweiten Schritt gibt es die Belegeinsicht.
Der Anspruch
Zu einer ordnungsgemäßen Abrechnung gehört nach § 259 BGB, dass der Vermieter Rechenschaft ablegt. Daraus folgt Ihr Recht, die zugrunde liegenden Belege einzusehen.
Praktisch heißt das: Einsicht in Eingangsrechnungen, Verträge, Verbrauchsabrechnungen der Versorger, Abrechnung des Messdienstes.
Der Vermieter muss Ihnen die Unterlagen nicht zuschicken. Er muss Ihnen ermöglichen, sie einzusehen — üblicherweise in seinen Räumen oder bei der Hausverwaltung. Bei größerer Entfernung sind Kopien gegen Kostenerstattung eine übliche Lösung.
Wann sich der Termin lohnt
Nicht immer. Ein Nachmittag für eine Abrechnung über 900 Euro ist selten sinnvoll.
Er lohnt sich, wenn:
- eine Position deutlich über dem Vorjahr liegt und die Erklärung ausbleibt
- eine Position nach Reparatur klingt und als Wartung abgerechnet ist
- Sie in mehreren Jahren dasselbe Muster sehen
- die Nachzahlung dreistellig bis vierstellig ist
Die Vorbereitung
Ein vorbereiteter Termin dauert zwanzig Minuten, ein unvorbereiteter zwei Stunden ohne Ergebnis.
Schreiben Sie vorher, welche Belege Sie sehen wollen:
zur Betriebskostenabrechnung 2025 bitte ich um Einsicht in die Belege. Mich interessieren insbesondere:
1. die Rechnungen zur Position „Heizungswartung" (1.940,00 Euro), 2. der Hauswartvertrag mit Aufstellung der Tätigkeiten, 3. die Rechnung des Messdienstes, 4. die Rechnungen zur Position „Gartenpflege" (2.180,00 Euro).
Bitte nennen Sie mir zwei Terminvorschläge.
Damit liegen die richtigen Ordner auf dem Tisch, wenn Sie kommen.
Was Sie beim Termin machen
Fotografieren. Sie dürfen sich Notizen machen und in aller Regel auch Fotos machen. Ein Handyfoto je Beleg reicht.
Auf drei Dinge achten: Ist die Rechnung an das richtige Objekt adressiert? Betrifft sie den Abrechnungszeitraum? Steht dort Wartung oder Reparatur?
Zeitraum prüfen. Eine Rechnung vom März des Folgejahres gehört nicht in die Abrechnung des Vorjahres, wenn sie eine Leistung des Folgejahres betrifft.
Wenn die Einsicht verweigert wird
Halten Sie es schriftlich fest. Eine Verweigerung ist selten und meist ein Missverständnis über den Ort oder den Termin.
Bleibt es dabei, wird eine Beratung sinnvoll. Anlaufstellen sind ein örtlicher Mieterverein — die Mitgliedschaft kostet meist unter hundert Euro im Jahr und schließt Beratung ein — oder eine Anwältin oder ein Anwalt für Mietrecht.
Die Frist im Hinterkopf
§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB: Einwendungen gegen die Abrechnung müssen Sie spätestens zwölf Monate nach Zugang mitteilen.
Die Belegeinsicht braucht Zeit — Terminfindung, Vorbereitung, Auswertung. Beginnen Sie deshalb früh und nicht im elften Monat.
In der Prüfung
Der Hinweis auf die Belegeinsicht ist Prüfpunkt NKA-13 in unserem Prüfkatalog. Der Bericht sagt Ihnen außerdem, welche Positionen einen Blick in die Belege lohnen — das ist die Liste, mit der Sie zum Termin gehen.
Die Vorschau ist kostenlos.
Im Text genannte Grundlagen
§ 259 BGB · § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB